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TIPS para OFFICE: cómo crear LISTAS desplegables sobre una CELDA en EXCEL

¿Cómo podemos seleccionar datos desde una lista desplegable, en una celda de nuestra hoja de cálculo?

En Excel necesitamos rellenar la hoja con datos de nuestros clientes, artículos, datos como el mes en el que nos encontramos… para ellos no es operativo estar escribiéndolo cada vez que necesitemos este dato.

Para esto se utilizan las listas, a las que les vamos a dar un nombre y posteriormente vamos a relacionar con una celda donde queremos hacer uso de ese dato.

¿Como se puede hacer esto? ¡Acompáñame!

Esto lo vamos a hacer en dos pasos muy sencilllos. En primer lugar vamos a crear la lista de los datos que vamos a utilizar en todo el libro y le vamos a dar un nombre.

Por otro lado vamos a relacionar esa lista, a la que le hemos asignado ese nombre único, con una celda en cualquier otra hoja de nuestro libro para que, al desplegar dicha lista, podamos seleccionar el dato que nos interesa en cada caso.

Vamos a seguir con esta serie de vídeos explicativos para poder hacer estas pequeñas tareas, engorrosas y que nos hacen perder tiempo y dedicación a las verdaderas labores que son de nuestra competencia en las redes sociales

¿Os da rabia perder 20/30 minutos es averiguar estas “chorradas” del Office? Aquí encontraréis más de una solución.

Crear la lista

Para realizar esta tarea creros una hoja, que os recomiendo llaméis “datos”, pensad que no solo podéis tener una, esto se puede usar para todas las listas que empleáis en el resto de hojas de vuestro libro de Excel.

Dentro de ella escribimos en cada celda, en forma de lista, los datos de lo que queremos utiliza, por ejemplo una lista de clientes. Disponéis el nombre de cada uno en cada celda. Seleccionamos el rango de celdas que acabamos de rellenar.

Una vez hecho esto vamos a “fórmulas” y aquí clicamos en “Asignar nombre al rango” y le damos nombre para poder identificarlo en cualquier parte de nuestro libro.

Primer paso realizado, ya tenemos una lista.

Relacionar la lista con nuestra celda

En esta segunda parte vamos a la hoja desde la que queremos extraer un dato de esa lista de clientes, como hemos dicho antes de ejemplo.

Seleccionamos la celda donde queremos reflejar dicho dato y vamos al menú “datos” y en él vemos una opción que se llama “Validación datos” y al seleccionarla nos aparece una ventana con opciones para validar el dato que se incorpora a dicha celda.

Le decimos que la vamos a valira desde una lista y que será desplegable y tras esto nos permite decirle el rango donde se encuentra nuestra lista. Como nosotros ya le hemos dado nombre ala lista, no tenemos que seleccionar un rango, simplemente ponemos el signo “=” y a continuación el nombre que le hayamos dado a esa lista.

Con esto ya podríamos seleccionar de la lista los nombre de los clientes que hayamos incluido en la misma.

Un “truquillo”

¿Y que hago si tengo que añadir uno más? Pués muy simple, vais a la lista e insertáis una celda antes del último cliente… ¡Así aparecerá en la lista sin tener que cambiar el rango!

 



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Sobre Carmelo Escudero Saldaña

Informático. SEO y analítica web. Desarrollo para solucionar problemas a la creatividad
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